Xây dựng mô hình Call Center cho doanh nghiệp nhỏ

Hãy thuê một tổng đài Call Center ảo trước khi xây dựng riêng cho doanh nghiệp bạn.

Câu nói này sẽ đúng cho những tổ chức lớn và cả những doanh nghiệp mới mở. Trừ khi bạn sở hữu nguồn lực đủ lớn cũng như những kỹ năng cần thiết để tự mở tổng đài, nếu không tốt nhất hãy tìm một công ty có kinh nghiệm để họ cung cấp dịch vụ trên danh nghĩa của bạn.

Có rất nhiều lý do vì sao thuê ngoài call center? 

1. Trang thiết bị của tổng đài khá đắt đỏ – Thuê một người chuyên nhận cuộc gọi ngay trong văn phòng của bạn có thể là điều khá dễ dàng, nhưng một khi bạn cần định tuyến cuộc gọi, thêm kịch bản, tích hợp phần mềm và phân bổ cuộc gọi thì nó sẽ trở lên rất phức tạp. Những call center lâu năm sẽ xử lý được tất cả những vấn đề này.

2. Tuyển dụng lao động cũng tốn kém và mất thời gian - Nếu bạn thuê riêng một trợ lý để xử lý các cuộc gọi chăm sóc khách hàng, chi phí bạn phải trả cho trợ lý đó trong một ngày có thể sẽ lớn hơn chi phí bạn thuê ngoài Call center trong một tháng. Ngoài ra bạn còn phải đương đầu với những công việc như lên lịch trình, tính toán lợi nhuận, thuế, và còn nhiều vấn đề khác khi bạn tự thuê một điện thoại viên.

3. Quản lý call center cần những kỹ năng mà bạn chưa có - Xử lý âm lượng, điều phối nhân viên, giám sát chất lương, tùychỉnh phần mềm, v.v. – đây là những vấn đề mà Call center phải xử lý hàng ngày. Nếu bạn cố gắng ôm hết tất cả những việc này vào người, bạn sẽ nhanh chóng bị quá tải.

4. Vận hành bộ máy doanh nghiệp sẽ là việc bạn làm tốt nhất – Những điểm vừa nêu cho thấy rằng, sẽ mất rất nhiều thứ để mở một Call center theo đúng nghĩa. Vì vậy, hãy tập trung vào lĩnh vực mà bạn làm tốt nhất, nếu bạn không dành thời gian vào lĩnh vực chính thì hiệu suất kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp. Bàn giao việc này cho một công ty khác giúp bạn có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Vì thế hãy tìm một công ty đã có nhiều kinh nghiệm thiết lập call center cho những doanh nghiệp 
nhỏ, am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của bạn,và biết cách tuyển dụng cũng như thiết kế mô hình call center phù hợp nhất với ngân sách của bạn.